Документ это по госту определение – Документ это определение по госту

Содержание

ДОКУМЕНТ это что такое ДОКУМЕНТ: определение — Право.НЭС

ДОКУМЕНТ

информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу,

Оцените определение:

Источник: Краткий словарь терминов из области делопроизводства

Документ

материальный объект, на котором с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах.

Оцените определение:

Источник: Словарь наиболее часто встречающихся криминалистических терминов (проект aboutmafia)

Документ

материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения или использования.

Оцените определение:

Источник: Большой юридический словарь

Документ

материальный объект с зафиксированнойна нем информацией, закрепленной созданным человекомспособом для передачи ее во времени и пространстве. В автоматизированных информационнопоисковых системах любой объект, внесенный в память системы.

Оцените определение:

Источник: Понятия современного уголовного процесса

Документ

материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ, ст.1

Оцените определение:

Источник: Словарь юридических понятий

ДОКУМЕНТ

лат. documentum — свидетельство) — материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т. п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Д. — деловая бумага, юридически подтверждающая какойлибо факт или право на что-то.

Оцените определение:

Источник: Военно-юридический энциклопедический словарь

ДОКУМЕНТ

материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы. В наиболее общем случае Д. — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Оцените определение:

Источник: Экономика и право: словарь-справочник

ДОКУМЕНТ

материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы. По определению ФЗ «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр. Совокупность Д., посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

Оцените определение:

Источник: Большой юридический словарь

ДОКУМЕНТ

лат. dokumentum все, что может служить свидетельством, уроком, примером), материальный объект, на к—ром с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах. Различают Д. рукописные, машинописные, полиграфические, фонодокументы, фото— и кинодокументы и др. В криминалистике особое значение имеет классификация Д. по юридической природе подлинные и поддельные. Подлинным является Д., изготовленный надлежащим должностным лицом (или др. лицом, от имени к—рого он выполнен), содержание к—рого соответствует действительности. Надлежаще изготовленный, но содержащий ложные сведения Д. называется подложным (интеллектуальный подлог). Поддельный Д. может полностью имитировать подлинный (полная подделка) либо содержать изменения, внесенные в него в противоправных целях (частичная подделка). Кроме того, Д. могут быть классифицированы по источнику — официальные и частные; по способу передачи информации открытые и кодированные. Возможны и иные классификации Д. (по признакам дубликатности, условиям формирования и пр.). Реквизиты Д.: 1) совокупность необходимых обозначений Д.: текст, оттиски печатей и штампов, нумераторов и иных печатающихустройств, номер, знаки, пробитые компостером, фотоснимок владельца документа. Служат объектами судебно—технической экспертизы документов; 2) совокупность данных, индивидуализирующих Д.: его наименование, номер, дата выдачи, организация и лицо, выдавшее доку мент, фамилия владельца, для денежных документов — сумма и т.п. Используются при описании Д. в протоколе осмотра и в заключении эксперта.

Оцените определение:

Источник: Криминалистическая энциклопедия

ДОКУМЕНТ

деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д., графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.). По происхождению различаются официальные (служебные) Д. — исходящие от организаций, должностных лиц, и частные — исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних — содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог — изложение в Д. заведомо ложных сведений и технический подлог — искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д., которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д. могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин

Оцените определение:

Источник: Юридическая энциклопедия

ДОКУМЕНТ

1) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3) согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – информация и соответствующий носитель; 4) согласно ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; 5) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294–93 «Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного обеспечения», – уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга; 6) согласно ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды; 7) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031 – 1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1. Общая модель», – структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений; 8) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 «Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства», – целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате; 9) согласно ГОСТ ИСО/МЭК 8613–1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Архитектура учрежденческих документов (ODA) и формат обмена. Часть 1. Введение и общие принципы», – структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и (или) системами; 10) согласно ГОСТ ИСО 8879–86 «Обработка информации. Текстовые и учрежденческие системы. Стандартный обобщенный язык разметки (SGML)», – совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое; 11) согласно ГОСТ Р ИСО 9607–2000 «Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний», – бумага с нанесенной на ней информацией.

Оцените определение:

Источник: Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

determiner.ru

2.2. Определение документа в государственном стандарте

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать26«.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. «Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности

27«.

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций

28«.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ — информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем29«.

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё

30«. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

 

studfiles.net

Гост р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело

14 марта 2014 г. 16:28

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии опубликовало новый терминологический ГОСТ, заменивший ГОСТ Р 51141-98.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, синонимы – курсивом.

studfiles.net

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело….

Действующий

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст

4 В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004* Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

* На территории Российской Федерации документ не действует. Действуют ГОСТ Р 1.5-2012, ГОСТ Р 1.7-2008.

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

dokipedia.ru

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения


Home » Библиотека » Стандарты » Система электронного документооборота » ГОСТ Р » ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98

” Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”

(утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

” Records management and organization of archives.

Terms and definitions”

(Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России

от 27 февраля 1998 г. N 28)

Дата введения 1 января 1999 г.

Введен впервые

1. Область применения

2. Стандартизованные термины с определениями

2.1. Общие понятия

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

2.2.2. Организация работы с документами

2.3. Архивное дело

2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской

Федерации

2.3.2. Обеспечение сохранности документов

2.3.3. Научно-информационная деятельность архивов

Алфавитный указатель терминов на русском языке

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой ” Ндп” .

Термины-синонимы без пометы ” Ндп” приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, а синонимы – курсивом.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2 Стандартизованные термины с определениями

2.1 Общие понятия

1 делопроизводство;документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 документ;документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

2.2 Делопроизводство

2.2.1 Документирование

32 документирование:Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 правила документирования:Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34 система документации:Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 унифицированная система документации;УСД:Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36 вид письменного документа:Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37 наименование документа:Обозначение вида письменного документа

38 организационно-распорядительный документ:Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 реквизит документа:Обязательный элемент оформления официального документа

40 постоянная часть реквизита документа:Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 переменная часть реквизита документа:Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 формуляр документа:Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43 формуляр-образец документа:Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44 бланк документа:набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 унифицированная форма документа;УФД:Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 служебное поле унифицированной формы документа:Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 зона унифицированной формы документа:Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 табель унифицированных форм документов:Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49 оформление документа:Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 подпись:Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51 гриф ограничения доступа к документу:Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 гриф согласования:Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 гриф утверждения:реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54 дата официального документа:Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55 заголовок официального документа:Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 виза официального документа:Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 резолюция документа:Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58 текст официального документа:Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация работы с документами

59 организация работы с документами:Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60 документооборот:Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61 объем документооборота:Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 входящий документ;поступивший документ:Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ;отправляемый документ:Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 внутренний документ:Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 регистрация документа:Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

66 регистрационный индекс документа;регистрационный номер документа:Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 контроль исполнения документов:Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 срок исполнения документа:Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

69 типовой срок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

70 индивидуальный срок исполнения документа:Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 дело:Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

72 формирование дела:Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

73 оформление дела:Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 заголовок дела:Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 номенклатура дел:Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 индекс дела;номер дела:Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3 Архивное дело

2.3.1 Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

77 архив (Ндп. архивохранилище):Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

78 архивохранилище (Ндп. архив):Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 профиль архива:Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 архивный документ:Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 архивный фонд:Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

82 Архивный фонд Российской Федерации:Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83 государственная часть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации:Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности

85 объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд):Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 архивный фонд личного происхождения:Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 архивная коллекция:Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 комплектование архива:Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 источник комплектования:Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90 документальный фонд:Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91 фондообразователь:Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92 фондирование документов:Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ценность архивного документа:Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94 запретная дата документа:Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 экспертиза ценности документов:Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 перечень документов со сроками хранения:Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 выборочный прием документов на постоянное хранение:Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98 выделение документов к уничтожению:Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2 Обеспечение сохранности документов

99 обеспечение сохранности документов:Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100 обеспечение физико-химической сохранности документов:Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101 режим хранения архивных документов:Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102 реставрация архивного документа:Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103 старение (архивного) документа:Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104 страховая копия (архивного документа):Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105 страховой фонд документов:Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106 фонд пользования:Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107 хранение архивных документов:Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108 государственное хранение архивных документов:Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109 ведомственное хранение архивных документов:Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110 депозитарное хранение документов:Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

111 постоянное хранение документов:Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112 документ постоянного хранения:Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113 документ временного хранения:Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

114 ограничительный срок секретного хранения архивных документов:Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

115 учет архивных документов:Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации:Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117 единица хранения архивных документов:Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118 единица учета архивных документов:Единица измерения количества документов в архиве

119 учетные документы архива:Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка):Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121 список (архивных) фондов:Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122 лист (архивного) фонда:Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

123 внутренняя опись документов дела:Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124 проверка наличия [состояния] дел:Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов

125 научно-информационная деятельность архива:Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов

126 использование архивных документов:Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

127 публикация архивных документов:Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами

128 система научно-справочного аппарата к документам архива:Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

129 историческая справка к архивному фонду:Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

130 архивный справочник:Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах

131 межархивный справочник:Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов

132 архивная опись:Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

133 путеводитель по (архивным) фондам архива:Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

134 обзор архивных документов:Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

135 архивный каталог:Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

136 указатель (архивный):Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

137 доступ к архивным документам:Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

138 архивная справка:Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

139 архивная копия:Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных

140 архивная выписка:Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке

Алфавитный указатель терминов на русском языке

автор документа                                                21

архив                                                          77

архив                                                          78

архивохранилище                                                78

архивохранилище                                                77

бланк документа                                                44

вид документа письменного                                      36

видеограмма документа                                          18

виза документа официального                                    56

выделение документов к уничтожению                             98

выписка архивная                                              140

гриф ограничения доступа к документу                           51

гриф согласования                                              52

гриф утверждения                                               53

дата документа запретная                                       94

дата документа официального                                    54

дело                                                           71

дело архивное                                                   2

делопроизводство                                                1

деятельность архива научно-информационная                     125

документ                                                        3

документ архивный                                              80

документ аудиовизуальный                                        8

документ беловой                                               19

документ внутренний                                            64

документ временного хранения                                  113

документ входящий                                              62

документ графический                                            7

документ дублетный                                             31

документ изобразительный                                        6

документ иконографический                                      11

документирование                                               32

документ исходящий                                             63

документ личного происхождения                                 22

документ личный                                                22

документ машинописный                                          16

документ на машинном носителе                                  17

документооборот                                                60

документ организационно-распорядительный                       38

документ отправляемый                                          63

документ официальный                                           23

документ письменный                                            14

документ подлинный                                             26

документ постоянного хранения                                 112

документ поступивший                                           62

документ рукописный                                            15

документ служебный                                             24

документ текстовой                                             13

документ черновой                                              20

документы архива учетные                                      119

доступ к архивным документам                                  137

дубликат документа                                             28

единица учета архивных документов                             118

единица хранения архивных документов                          117

заголовок дела                                                 74

заголовок документа официального                               55

зона формы документа унифицированной                           47

индекс дела                                                    76

индекс документа регистрационный                               66

информация документирования                                     3

использование архивных документов                             126

источник комплектования                                        89

карточка (архивного) фонда                                    120

карточка фондовая                                             120

каталог архивный                                              135

кинодокумент                                                    9

коллекция архивная                                             87

комплектование архива                                          88

контроль исполнения документов                                 67

копия архивная                                                139

копия архивного документа страховая                           104

копия документа                                                29

копия документа заверенная                                     30

лист (архивного) фонда                                        122

наименование документа                                         37

номенклатура дел                                               75

номер дела                                                     76

номер документа регистрационный                                66

носитель информации документированной                           5

обеспечение сохранности документов                             99

обеспечение управления документационное                         1

обеспечение физико-химической сохранности документов          100

обзор архивных документов                                     134

объем документооборота                                         61

опись архивная                                                132

опись документов дела внутренняя                              123

организация работы с документами                               59

оформление дела                                                73

оформление документа                                           49

перечень документов со сроками хранения                        96

подлинник документа официального                               27

подпись                                                        50

поле унифицированной формы документа служебное                 46

правила документирования                                       33

прием документов на постоянное хранение выборочный             97

признаки документа внешние                                      4

проверка наличия дел                                          124

проверка состояния дел                                        124

профиль архива                                                 79

публикация архивных документов                                127

путеводитель по (архивным) фондам архива                      133

регистрация документа                                          65

режим хранения архивных документов                            101

резолюция документа                                            57

реквизит документа                                             39

реставрация архивного документа                               102

сила документа юридическая                                     25

система документации                                           34

система документации унифицированная                           35

система научно-справочного аппарата к документам архива       128

список (архивных) фондов                                      121

справка архивная                                              138

справка к архивному фонду историческая                        129

справочник архивный                                           130

справочник межархивный                                        131

срок исполнения документа                                      68

срок исполнения документа индивидуальный                       70

срок исполнения документа типовой                              69

срок секретного хранения архивных документов ограничительный  114

старение архивного документа                                  103

табель унифицированных форм документов                         48

текст документа официального                                   58

указатель (архивный)                                          136

УСД                                                            35

УФД                                                            45

учет архивных документов                                       115

учет централизованный государственный документов Архивного

фонда Российской Федерации                                          116

фонд архивный                                                   81

фонд архивный групповой                                         85

фонд архивный комплексный                                       85

фонд архивный личного происхождения                             86

фонд архивный объединенный                                      85

фонд Архивный Российской Федерации                              82

фондирование документов                                         92

фонд документальный                                             90

фонд документов страховой                                      105

фонд пользования                                               106

фондообразователь                                               91

фонодокумент                                                    12

форма документа унифицированная                                 45

формирование дела                                               72

формуляр документа                                              42

формуляр-образец документа                                      43

фотодокумент                                                    10

хранение архивных документов                                   107

хранение архивных документов ведомственное                     107

хранение архивных документов государственное                   108

хранение документов депозитарное                               110

хранение документов постоянное                                 111

ценность документа архивного                                    93

часть Архивного фонда Российской Федерации государственная      83

часть Архивного фонда Российской Федерации негосударственная    84

часть реквизита документа переменная                            41

часть реквизита документа постоянная                            40

экспертиза ценности документов                                  95

ocnova.ru

Опубликован новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», часть 2


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/708-2013-1.html )

Потери при работе над проектом

С моей точки зрения, стандарт проиграл от того, что на последнем этапе из него был исключен ряд терминов, о которых сейчас достаточно активно спорят, и которые было бы неплохо стандартизовать:

  • оригинал документа,
  • электронное сообщение,
  • система управления документами,
  • межведомственный электронный документооборот,
  • система электронного документооборота; СЭД,
  • архив электронных документов,
  • электронный архив.
Да, сформулировать хорошие определения бывает трудно (особенно тем, кто пытается делать это келейно, в узком кругу «своих» людей) – но это не повод уклоняться от решения терминологических проблем, которые никуда не исчезнут.

Некоторые ключевые определения

1. «Архив» — В отраслевой литературе и в международной архивной терминологии данный термин используется как минимум в 3-х значениях — а) организация или структурное подразделение б) здание, и в) совокупность архивных документов (это не считая толкования, используемые ИТ-специалистами). Авторы стандарта, однако, пожелание расширить список возможных значений проигнорировали.

Для справки: В многоязычной терминологической базе данных Международного совета архивов в русском разделе для термина «архив» предлагается 5 определений (см. http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/2078 ).

2. «Документ» — Кто не идёт вперед, тот стремительно откатывается назад. Как можно упорно тащить бессодержательную традиционную формулировку «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»? Ведь давно уже существует качественное, используемое во всем мире определение стандарта ISO 15489-1:2001:

3.15 документы (records) — информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, — для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности.
(оно, к сожалению, кривовато переведено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, п. 3.3, где в него «добавили», ради согласованности с традиционной формулировкой, материальный носитель и идентифицируемость).

3. «Официальный документ» — Сколько я ни пыталась в течение последних лет привлечь внимание коллег к тому, что действующее законодательство трактует данный термин не так, как ВНИИДАД, — всё напрасно. Формулировка ВНИИДАД допускает создание официальных документов любыми организациями:

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
В действующем законодательстве отражена трактовка, согласно которой официальными считаются только документы, созданные органами государственной власти:
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обязательном экземпляре документов», п.1 ст.5

официальные документы — документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

Важно помнить, что Уголовный Кодекс содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст.324), похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (ст.325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст.292) и др., и, соответственно, определение данного понятия – дело ответственное.

4. «Электронный документ» — Возможно, многим данное в новом стандарте определение не понравится, но, на мой взгляд, это самый лучший вариант:

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Главная идея этого определения заключается в том, что электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» на самом деле вторична.

5. «Юридическая сила» и «юридическая значимость» — В стандарте, на мой взгляд, даны вполне приличные определения этих понятий, которые в последнее время вызывают повышенный интерес:

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия

Конечно, по сути предложенное определение «юридической значимости» говорит о том, что любой документ (в смысле ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) является юридически значимым, и, в общем, так оно и есть на самом деле! 🙂

6. «Аутентичность (электронного документа)» — здесь, к сожалению, вместо определения имеем набор слов, смысл которого тёмен (и ещё непонятно зачем данный термин сужен на электронные документы):

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
К тому же уже Остап Бендер знал, что гарантии даёт только страховой полис, да и то не всегда 🙂

Нормальное определение понятия «аутентичность» можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

7.2.2. Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

или, в более точном переводе с оригинального текста международного стандарта ISO 15489:2001:
7.2.2 Аутентичность

Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:
a) то, что он является именно тем, чем он претендует быть,
b) то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и
c) то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

7. «Подлинный документ» — Определение здесь дано традиционное и вполне корректное. Авторы, однако, так и не рискнули ответить на заданный им в ходе обсуждения вопрос – являются ли понятия «подлинный» и «аутентичный» синонимами? И если нет, то в чём разница?

8. «Подлинник документа» — Сохранено ошибочное определение старого стандарта. Сколько ни объясняй некоторым коллегам, что определенные документы создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу; а также что для побитно идентичных электронных документов крайне сложно установить (и, как правило, не нужно!), какой из них был создан первым, —  они все равно упорно талдычат про «Первый или единственный экземпляр документа» 🙁

9. «Копия документа». – Раньше копия документа признавалась документом (вообще говоря, отдельным):

ГОСТ Р 51141-98 29 Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Для сравнения: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), п.4

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Теперь это «экземпляр документа» (что, по-моему, крайне спорно), зато убраны активно используемые в судебной практике слова о «всех внешних признаках» и об отсутствии (если нет заверения) юридической силы:
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
10. «Заверенная копия документа» — Здесь изменилось одно слово, но последствия потенциально могут быть значительными. Если раньше заверение придавало копии юридическую силу, то теперь – лишь юридическую значимость (это менее сильное качество).

11. «Реквизит документа» — Реквизит (наконец-то!) перестал описываться как обязательный элемент оформления документа. Жаль, что он по-прежнему остался «элементом оформления», т.е. чисто бумажным термином. Жаль также, что авторы стандарта так ничего и не сказали о взаимосвязи понятий «метаданные» и «реквизиты», что особенно важно для электронных документов.

Критику можно было бы продолжать и продолжать. Думаю, приведенные примеры достаточно убедительно показывают, что качество стандарта все-таки оставляет желать лучшего даже в части самых важных понятий.

Пересмотр определений – что сделано и что не сделано

1. «Текстовой документ» — Определение не изменилось, а жаль. Все ли знают, что, согласно данному определению, к текстовым документам относятся аудиозаписи? Часто ли в современной жизни мы сталкиваемся с подобной трактовкой?

2. Определения ряда терминов были отредактированы с учетом изменения технологий и, в первую очередь, появления электронных документов и носителей информации. К их числу относятся:

  • бланк документа
  • графический документ
  • кинодокумент
  • официальное опубликование документа
  • регистрационно-учетная форма
  • фотодокумент
К сожалению, аналогичной переработке не подверглась достаточно большая группа терминов, определения которых, с моей точки зрения, уже устарели и не учитывают появление новых технологий:
  • архивный каталог
  • архивный указатель
  • архивный шифр
  • внутренняя опись
  • дело
  • лист-заверитель дела
  • номенклатура дел
  • оперативное хранение документов
  • описание архивных документов
  • опись дел, документов
  • оформление документа
  • печать
  • подписание (документа)
  • подпись
  • регистрация документа
  • реставрация архивного документа
  • старение документа
3. Что есть «носитель»? Некоторые определения («документирование», «средства документирования») заставляют вернуться к вопросу о том, что считается носителем информации. Я очень хотела бы узнать, рассматривают ли авторы стандарта носителем информационную систему или облако, и если нет, то как тогда быть с размещенными в таких системах электронными документами?

«Чудеса в решете»

Некоторые новые определения являются вполне достойными кандидатами в рубрику «нарочно не придумаешь. Так, в старом стандарте было такое определение:

ГОСТ Р 51141-98: 1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Наши теоретики сумели – спустя тридцать с лишним лет! – выявить принципиальное различие между «делопроизводством», «документационным обеспечением управления» и «управлением документами»:
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

По мне, так это типичная псевдонаука – бессмысленная игра в слова… Особенно радует слово «целенаправленно» в определении «документационного обеспечения управления» (а почему, интересно, его нет в двух других определениях? Наверное, в этом есть какой-то глубокий смысл! 🙂 ).

При этом в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 есть куда более содержательная формулировка (п.3.19):

«Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.»
Такая же беда случилась с определениями терминов «документ» и «документированная информация», которые раньше считались синонимами:
ГОСТ Р 51141-98 3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Теперь имеем два определения, одно из которых — традиционное, а второе представляет собой шараду:
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе

Если всё это воспринимать всерьёз, то документ, например, может в каких-то случаях не являться документированной информацией (да и вообще не очень ясно, что понимается под «структурированной информацией»)! На практике же от подобных лингвистических «упражнений» не будет ничего, кроме вреда.

Источник: сайт ФГУП «Стандартинформ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PRIKAZ&orderByDirection=A&lpage=87&MaterialID=262186

rusrim.blogspot.com

Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Новости по теме

С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Принятие нового стандарта имеет целью нормирование терминов и определений основных понятий двух предметных областей – делопроизводства и архивного дела. Специальная терминология, установленная стандартом, рекомендуется к применению при проведении работ в сфере делопроизводства и архивного дела, а также в документации и в литературе по вопросам, относящимся к указанным областям.

Чем была вызвана необходимость переработки прежнего стандарта?

Необходимость переработки стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» была вызвана прежде всего изменениями, произошедшими в соответствующих предметных областях. Широкое внедрение информационных технологий, изменения нормативной правовой базы, появление электронных документов и др. самым серьезным образом повлияли и на практику документирования, и на процессы управления документами, и на организацию оперативного и архивного хранения документов. Все это привело не только к появлению новой специальной терминологии, но и к переосмыслению давно существующих терминов и необходимости формулировать их новые определения.

В последние годы в сфере информации и документации принимаются новые национальные стандарты на базе стандартов ИСО. Эти стандарты оказывают влияние и на терминосистемы делопроизводства и архивного дела: национальные терминосистемы заимствуют некоторые термины (достаточно привести в качестве примера термин «управление документами»). Влияние международных стандартов на отечественную терминосистему является предметом анализа, имеющего целью установление соответствий между понятиями, терминами и их определениями в национальной терминосистеме и терминосистеме, принятой международным сообществом, а также решение вопроса о включении международных терминов в национальную терминосистему делопроизводства и архивного дела.

Обоснованное, правомерное заимствование иностранной лексики предполагает в первую очередь то, что заимствуемое слово (термин) обозначает заимствуемое нами явление (понятие). Применение иностранных терминов для обозначения давно существующих процессов и действий в сфере делопроизводства и архивного дела не всегда целесообразно и может привести к путанице. Так, стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» в дополнение к уже существующей паре «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», воспринимаемой практиками как синонимы, ввел еще и третий термин – «управление документами». Причем определение этого термина в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по смыслу повторяет традиционное определение понятия «делопроизводство».

В последние 10-20 лет делопроизводство испытывает большое влияние со стороны информационно-коммуникационных технологий: появляются новые понятия и, соответственно, новые специальные термины, которые включаются в терминосистемы делопроизводства и архивного дела, расширяя их и влияя на содержание уже существующих понятий.

Все перечисленные выше обстоятельства сделали вопрос нормализации национальной терминосистемы вопросом первостепенной важности, от решения которого зависит дальнейшее развитие не только научных исследований, но и многих направлений практической деятельности. Это налагало на разработчиков стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 особую ответственность, требуя проведения серьезных исследований перед разработкой стандарта.

Структура нового стандарта

ГОСТ Р 7.0.8-2013 нормирует терминоупотребление в двух смежных областях – делопроизводстве и архивном деле.

Новый стандарт, в отличие от ранее действовавшего ГОСТ Р 51141-98, не только включает большее количество терминов (в новом стандарте 171 термин, в старом – 143), но и отражает качественные изменения, произошедшие в терминосистеме с 1998 г.

Поскольку содержание и границы предметных областей делопроизводства и архивного дела существенных изменений не претерпели, стандарт сохранил прежнюю структуру: три основных раздела и подразделы, отражающие основные составные части данных предметных областей.

В стандарт включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены – номенклатурные названия или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 к номенам относятся такие термины, как:

  • служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив.

Основные разделы стандарта – разделы «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле. Это такие термины, как:

  • делопроизводство, архивное дело, управление документами, архив, документ, официальный документ, архивный документ, электронный документ, юридическая сила документа и др.

Раздел «Делопроизводство» представлен подразделами «Документирование» и «Организация работы с документами»; раздел «Архивное дело» – подразделами: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих терминосистемах. Для каждого понятия в стандарте установлен один стандартизированный термин. По правилам оформления, установленным для терминологических стандартов, термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой. Краткие формы терминов в виде аббревиатуры приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением, например:

  • научно-справочный аппарат архива: НСАархива.

Термины-синонимы в стандарте набраны курсивом, например:

  • согласование документа; визирование.

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

  • документационное обеспечение (управления), ДОУ;
  • носитель (документированной) информации;
  • аутентичность (электронного документа)и др.

При использовании термина, в том числе в документах по стандартизации, часть термина, заключенная в скобки, может быть опущена.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы с пометой «Нрк» присутствуют в качестве справочных и не являются стандартизованными, например:

  • архив (Нрк. архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – шрифтом нормальной жирности, синонимы – курсивом.

Первые отклики на стандарт

Прежде чем мы перейдем к рассмотрению содержания нового терминологического стандарта, отметим, что хотя стандарт еще не вышел из печати, на него уже появились первые отклики.

В одной из публикаций в сети Интернет ГОСТ Р 7.0.8-2013 подвергся критике по ряду позиций, прежде всего с точки зрения его «наполненности» терминами.

Общее количество терминов нового стандарта (171) сравнивается с более чем двумя тысячами в Глоссарии Общества американских архивистов, что, по мнению критиков, говорит и невысоком качестве стандарта. В связи с этим необходимо заметить, что, во-первых, стандарт можно сравнивать только со стандартом, а глоссарий (словарь) –со словарем, а во-вторых, для специалистов общеизвестным является тот факт, что в терминологический стандарт, в отличие от словаря, включается только основная, базовая часть профессиональной терминологии, причем та ее часть, которая является достаточно устоявшейся и апробированной практикой терминоупотребления. Этим стандарт отличается от терминологического словаря, задача которого состоит в нормализации, насколько возможно, всей терминологии предметной области.

Для сравнения: терминологическая часть MoReq (а MoReq – это спецификация или, иначе говоря, региональный стандарт) включает чуть более 70 терминов.

Подробную информацию о новом стандарте с примерами и разъяснениями читайте в статье зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук В.Ф. Янковой и зав. сектором ВНИИДАД М.В. Бельдовой в №6 2014 журнала «Современные технологии документооборота и делопроизводства»

Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является результатом кропотливого анализа практики национального терминоупотребления и разработчики стандарта надеются на то, что он не только послужит для многих специалистов квалифицированным руководством в области терминологии, но и станет для кого-то материалом для размышлений и поводом высказаться.

www.sekretariat.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *